Informativa al trattamento dei dati personali dei candidati ai sensi del regolamento EU 679/2016 (GDPR)

Con la presente informativa Maticmind S.p.A., in qualità di Titolare del trattamento (in seguito, “Titolare”), ai sensi degli artt. 13, 14 del Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “Regolamento”) rende noto che i dati forniti saranno oggetto di trattamento, in modo lecito e secondo correttezza, in conformità alle disposizioni del Regolamento e nel generale rispetto degli obblighi di riservatezza a cui è ispirata tutta l’attività di Maticmind S.p.A.

1. Riferimenti e contatti del Titolare e del DPO

Titolare – Maticmind S.p.A., sede legale Via Benedetto Croce 1, 20090 Vimodrone (MI)

• e-mail: privacy@maticmind.it
• Tel.: 0227426456
• Fax: 022500370

DPO – Data Protection Officer (DPO):

• e-mail: dpo@maticmind.it

2. Finalità e modalità del trattamento cui sono destinati i dati

Il trattamento dei dati personali raccolti da Maticmind S.p.A. è finalizzato alla gestione dei dati personali dei candidati, alla gestione dei rispettivi curricula e dei dati degli stessi candidati che afferiscono ai vari progetti ed iniziative collegate al recruiting e all’avviamento al lavoro. I dati personali sono raccolti sia direttamente forniti dal candidato che durante il processo di valutazione e selezione stesso.

Il trattamento dei dati personali è effettuato ai fini dell’instaurazione di un contratto di lavoro/collaborazione (Art. 88 para 2 del Regolamento) ed avviene in conformità e nei limiti stabiliti dalle disposizioni richiamate dall’art. 113 del D.Lgs. 196/2003 “Codice Privacy” e dal Regolamento (UE) 2016/679, secondo principi di minimizzazione, correttezza e liceità ed in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza.

Il trattamento sarà effettuato sia con strumenti manuali che informatici/informatizzati e con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati stessi nel rispetto delle misure tecniche, organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti e dalle procedure interne.

I dati personali trattati in modalità informatizzata sono conservati presso i CED di Maticmind S.p.A., tali CED sono collocati all’interno dell’Unione Europea. I dati personali trattati in modalità non informatizzata sono conservati presso sedi Maticmind S.p.A. collocati in Italia. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i dati personali anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura, sin d’ora, che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla normativa UE.

3. Tipologia di dati personali trattati

I dati personali trattati per le finalità precedentemente descritte, sono afferenti al curriculum consegnato dall’interessato e strettamente pertinenti e limitate a quanto necessari alla valutazione del candidato all’interno del processo di selezione nel suo complesso. A scopo esemplificativo, ma non esaustivo, verranno raccolti:

  • nome e cognome;
  • numeri telefonici e indirizzi e-mail;
  • luogo di residenza e/o domicilio;
  • dati afferenti al curriculum quali ad esempio: fotografie, qualifiche, esperienze e formazione e titoli di studio;
  • eventuale appartenenza a categorie protette (qualora il candidato informa dell’iscrizione a queste liste di collocamento obbligatorio).

4. Durata del trattamento

I dati raccolti per le finalità specificate nella Sezione 2) saranno conservati dal Titolare per il periodo strettamente necessario a conseguire la finalità stessa. Tuttavia, il Titolare potrà continuare a conservare tali dati per un periodo non superiore ai 5 anni, comunque nel rispetto della normativa vigente.

5. Base giuridica del trattamento e Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati

Il trattamento dei dati personali per le finalità specificata nella Sezione 2) è basato sul consenso dell’interessato (Art. 6, comma 1 lett. a) del Regolamento). Il consenso al conferimento dei propri dati personali da parte dell’Interessato ha natura facoltativa. L’eventuale rifiuto a fornire tali dati e a consentirne il trattamento comporterà l’impossibilità per il Titolare di gestire la candidatura nel processo di selezione.

6. Soggetti ai quali i dati possono essere comunicati e ambito di diffusione

I dati personali raccolti connessi alle finalità precedentemente enunciate nella Sezione 2) non saranno diffusi, ma potranno essere comunicati ai dipendenti e ai collaboratori del Titolare che sono incaricati al trattamento. Tali dati potranno essere altresì comunicati a soggetti terzi che svolgono attività per conto del Titolare in qualità di Responsabili del trattamento e nel rispetto delle prescrizioni del GDPR.

7. Diritti dell’interessato

L’interessato ha facoltà di esercitare i diritti di cui agli Artt. da 15 a 21 del GDPR, in particolare:

  1. di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, nonché della logica e delle finalità su cui si basa il trattamento;
  2. di ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge;
  3. di ottenere l’aggiornamento, la rettifica dei dati inesatti ovvero, qualora vi abbia interesse, l’integrazione dei dati incompleti o la limitazione dell’utilizzo dei dati;
  4. di ottenere l’attestazione che le operazioni di cui ai punti 2) e 3) sono state portate a conoscenza di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
  5. di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
  6. di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivi automatici i dati personali che lo riguardano forniti ad un Titolare del trattamento e di trasmettere tali dati ad un altro Titolare del trattamento, nonché di ottenere la trasmissione diretta dei dati da un Titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile (portabilità dei dati);
  7. di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
  8. di proporre reclamo ad un’autorità di controllo.

Per l’esercizio dei propri diritti l’interessato può contattare il Titolare e/o il DPO (si veda la Sez. 1).

8. Diritto di accesso

L’Interessato ha diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano. Il Titolare del trattamento fornisce una copia dei dati personali oggetto di trattamento; in caso di ulteriori copie richieste dall’interessato, il Titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi.

9. Comunicazione all’interessato

Ai sensi del Provvedimento n.146/2019 recante le “Prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati”, le comunicazioni all’Interessato relative a dati appartenenti a queste categorie saranno effettuate utilizzando forme di comunicazione anche elettroniche individualizzate nei confronti di quest’ultimo o di un suo delegato, anche per il tramite di personale autorizzato. Qualora questi dati vengano trasmessi utilizzando documenti cartacei, la trasmissione avverrà in plico chiuso comprovandone la ricezione mediante sottoscrizione per ricevuta.
Nel caso di una violazione dei dati personali (data breach) e se tale violazione è suscettibile di presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il Titolare del trattamento ne effettua la comunicazione all’Interessato senza ingiustificato ritardo (Art. 34 Regolamento UE n. 2016/679). Tale comunicazione non è richiesta nel caso in cui il Titolare del trattamento abbia messo in atto adeguate misure tecniche e organizzative di protezione o nel caso in cui la comunicazione richiederebbe sforzi sproporzionati.