Smart Working: un’innovazione in grado di cambiare il modello organizzativo aziendale

Lo smart working: reinventare le mansioni lavorative grazie alle moderne tecnologie

Cos’è lo smart working?

In questo periodo per molte organizzazioni non si sente parlare d’altro.

Lo smart working è un modello di lavoro che si avvale delle moderne tecnologie, oltre allo sviluppo di quelle già esistenti, per migliorare sia la performance sia la qualità della vita ottenuta grazie, anche, al proprio posto di lavoro.

Si tratta dunque di un concetto molto ampio, con due idee chiave: un modo di lavorare più redditizio e l’uso della tecnologia per realizzarlo.

Smart Working Maticmind

In questa guida ti spiegheremo le sue principali caratteristiche, i benefici in grado di migliorare la produttività della tua organizzazione, e alcuni case study molto interessanti da cui prendere spunto.

Lo Smart Working in Italia: quali novità ci attendono?

Complice l’emergenza sanitaria che stiamo vivendo, lo smart working in Italia sta vivendo un periodo di grande splendore.

La flessibilità di spazi e orari in questo periodo si addice più che mai: i dipendenti sono infatti rinchiusi tra le proprie mura domestiche, e le aziende devono fare i conti con un team di lavoro fisicamente distante, se vogliono mantenere inalterata la propria operatività.

Ecco dunque che si fanno largo soluzioni di smart working volte a migliorare l’efficienza delle operazioni, in grado di facilitare gli incontri virtuali e massimizzare la produttività anche da remoto.

L’Italia dunque non si è fermata, e il modo di lavorare che molte aziende devono adottare in situazioni di emergenza si è trasformato ben presto in nuove opportunità di organizzazione aziendale.

Il cambiamento organizzativo imposto dallo Smart Working

Organizzazione aziendale e smart working

Quello che l’Italia sta vivendo in questo periodo è la prova di come alcuni dei paradigmi classici dell’organizzazione aziendale possano venire meno in tempi di emergenza, tali da renderli definitivamente superati.

L’organizzazione del lavoro cosiddetta rigida, ferma a stereotipi e pregiudizi di un’era passata sembra essere ormai un lontano ricordo.

È plausibile infatti auspicare un cambiamento delle modalità organizzative di molte aziende a seguito dell’emergenza sanitaria vissuta nei primi mesi del 2020.

Le imprese, infatti, si sono avvicinate a modulazioni degli orari di lavoro, a nuovi ambienti lavorativi e procederanno verso un miglioramento dei sistemi per ottimizzare le risorse e gestire al meglio i propri dipendenti anche da remoto.

Per la prima volta lo smart working in Italia è dunque diventato una necessità e una priorità per tutelare la salute delle persone, e dall’oggi al domani, molte imprese hanno dovuto realizzare una trasformazione radicale, impensabile da attuare per il top management fino a poco tempo fa.

Fino alla fine del 2019 lo smart working era parte di un processo di digitalizzazione più ampio, che non procedeva a passo tanto spedito.

Si pensi che aveva una crescita annua del 3%, stando alle ultime statistiche.

Nel 2018, i lavoratori in smart working erano circa 400 mila.

L’innovazione a cui abbiamo potuto assistere nei primi mesi del 2020 si è dimostrata l’unica in grado di mitigare i gravi danni arrecati all’economia “messa in quarantena”.

Non è però un metodo per scomparire o lavorare meno: lo dice infatti un autorevole centro studi tedesco, l’Ifo, prendendo proprio in esame una realtà aziendale italiana.

Lo smart worker ha fatto registrare, secondo questo studio, un aumento di produttività considerevole, tra il 25 e il 45%. Si è dimostrato capace di rispettare le deadline e di acquisire una maggiore responsabilità nei confronti dei propri compiti aziendali.

Un altro segnale davvero importante proviene dalle assenze per malattia.

I dipendenti in smart working, infatti, sembrano chiedere in media 5 giorni in meno di permesso, rispetto a quando lavoravano in ufficio.

Questo perchè, lavorando da casa, è più semplice organizzarsi e trovare tempo per quelle attività quotidiane che portano via solo un paio d’ore.

La sensazione oggettiva è dunque che gli smart workers siano in grado di organizzarsi meglio, oltre ad essere più concentrati.

Soprattutto in Italia, il genere che trae maggior beneficio da questa modalità lavorativa sono le donne: non sono costrette a dividersi tra casa e ufficio e, in questo modo, riescono a sbrigare in questo modo le faccende più facilmente.

Smart Working: la normativa in vigore

Lo smart working è regolato dalla Legge n. 81° del 22 Maggio 2017, che lo definisce come “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro e caratterizzata dall’assenza di vincoli orari o spaziali e da un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi”.

La legge sul lavoro agile, dal titolo “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato“, prevede l’utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento delle mansioni lavorative tra le proprie mura domestiche o ovunque esso sia praticabile, volte a conciliare vita e lavoro, favorendo al contempo la produttività del lavoratore.

Ai lavoratori in smart working viene tuttavia garantita la parità di trattamento rispetto ai colleghi che svolgono le mansioni con modalità ordinarie, ed è prevista, dunque, la loro tutela in caso di infortuni e malattie professionali.

L’attività viene regolata tramite un accordo tra il datore di lavoro e il dipendente, che riguarda la tipologia di lavoro agile e la sua durata.

Solo le aziende che sottoscrivono un numero elevato di accordi individuali possono effettuare la comunicazione in forma massiva.

Lo smart working in azienda: come affrontare il cambiamento

Il cambiamento organizzativo insito nell’applicazione della metodologia dello smart working, mette in luce alcune criticità che emergono sia dal punto di vista di chi gestisce le risorse da remoto, sia dal punto di vista degli smart worker, costretti a lavorare lontano dai colleghi e capi dell’organizzazione.

Esistono linee guida per accompagnare le aziende in questa trasformazione, che devono essere tenute in considerazione per minimizzare i disagi che può comportare.

Innanzitutto è necessaria una comunicazione trasparente da parte del management, che deve essere convinto nel passare a questa modalità lavorativa.

Devono essere messe in luce le opportunità derivanti da tale metodologia e fatta comprendere sia agli smart worker che ai colleghi che rimarranno in ufficio alle prese con modalità di lavoro tradizionali.

Le risorse umane svolgono infatti un ruolo di particolare rilievo nella trasformazione organizzativa in atto, in quanto devono approvare il cambiamento in modo unanime.

I lavoratori che non adotteranno tale modalità potrebbero percepire il nuovo modo di lavorare come esclusivo, un privilegio riservato a pochi eletti.

Allo stesso tempo, la poca presenza in sede degli smart worker potrebbe far pensare ai lavoratori a penalizzazioni rispetto alle opportunità di carriera, compromettendo l’accesso a promozioni e benefit aziendali.

Per implementare correttamente una strategia di smart working in azienda si deve inoltre fare affidamento su di una elevata innovazione digitale a supporto dell’intero processo.

La tecnologia svolge un ruolo chiave, perché, quando si parla di digital transformation nei luoghi di lavoro, si pensa soprattutto alla sua capacità di mettere in contatto persone fisicamente distanti, con l’obiettivo di aumentare la produttività e coinvolgere persone e team di lavoro.

Smart Working in azienda non significa, però, solo lavorare da casa e utilizzare le nuove tecnologie: è, infatti, sopratutto una revisione dell’assetto organizzativo aziendale, in cui la leadership perde controllo e supervisione diretta, a favore di una maggiore responsabilizzazione dei dipendenti grazie ad una fiducia incondizionata del management.

Come Inail ha implementato lo smart working per 9000 dipendenti

Inail, l’istituto nazionale per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, dal 2018 ha avviato con successo un processo di digitalizzazione attraverso la migrazione al cloud della postazione di lavoro, l’adozione di dispositivi leggeri e l’introduzione del digital working.

Nel corso del 2019 arriva la vera svolta: l’adozione di una cultura del lavoro collaborativa tra gli uffici distribuiti su diversi territori, resa possibile dalla digital transformation messa in atto.

Sono oltre 9000 i dipendenti distribuiti sul territorio che, dal 2018, hanno visto migrare l’intera documentazione di lavoro, comprese le proprie caselle di posta elettronica in cloud.

Il progetto ha avuto un forte impatto organizzativo e culturale, richiedendo ai lavoratori di abituarsi a lavorare su pc senza memoria, con il proprio lavoro potenzialmente condivisibile con chiunque.

Inail Smart Working

I vantaggi per l’ente pubblico sono stati l’aumento della produttività e maggiore qualità dei servizi erogati. Al contempo si è potuta registrare una netta diminuzione dei costi di gestione delle postazioni lavorative individuali.

Dal 2018, inoltre, la PA ha potuto assistere alla sua completa digitalizzazione.

Il progetto si è articolato in 3 fasi: quella di lancio, per diffondere la consapevolezza del cambiamento e delle sue opportunità; quella di sperimentazione, identificando i gruppi pilota su cui testare gli strumenti collaborativi; e quella di estensione, valutando i risultati raggiunti e identificando nuovi casi di applicazione.

Smart Working a Milano: il caso Hitachi Cooling & Heating

Smart Working a Milano

Durante l’emergenza sanitaria che ha colpito il bel Paese nel 2020, il brand giapponese di sistemi di climatizzazione ha scelto di adottare all’interno della propria organizzazione lo smart working nella filiale italiana di Milano.

In questo modo sono aumentate la sicurezza, la produttività e la flessibilità, permettendo ai dipendenti di dedicare più tempo alla propria famiglia.

E ogni venerdì sera l‘azienda si riunisce virtualmente per passare un po’ di tempo insieme, allo “Smart Spritz Hitachi Cooling & Heating”.

È stata dedicata allo smart working è stata anche una rubrica sui social network: sulla bacheca della pagina aziendale Facebook sono apparsi post sul tema, con selfie dei dipendenti rinchiusi all’interno delle proprie abitazioni.

“Un modo diverso di lavorare diversamente, che permette di passare più tempo con sé stessi e le proprie famiglie”, commenta Silvana Vacca, Communication Leader dell’azienda per l’Italia.

Lo Smart Working Eni: così mamma e papà diventano più produttivi

Eni ha aperto la possibilità di lavorare in smart working ai suoi 20.000 dipendenti.

Il progetto pilota dell’azienda ha visto coinvolti i dipendenti con figli a carico, per capire quali benefici il lavoro agile potesse portare nel medio periodo.

Successivamente, si è valutato l’andamento di questa prima fase attraverso un sondaggio sottoposto agli interessati, che ha rivelato un’esperienza positiva e diversi benefici ad essa associati.

Secondo i dipendenti, lo smart working ha favorito l’autonomia, la fiducia e la responsabilizzazione. Per l’80% di essi è stata migliorata la conciliazione tra sfera privata e lavorativa, e per il 60% vi è maggiore concentrazione.

Alla luce di questi risultati, il gruppo ha deciso, insieme ai sindacati, di avviare una fase due, confermando lo smart working Eni sulla genitorialità, e reinventando in questo modo il modello organizzativo aziendale.

Lavorare da casa: pro e contro

Lo smart working porta con sé diversi vantaggi ma anche qualche svantaggio.

Bisogna ammetterlo: non è per tutti.

È necessario studiare attentamente i propri collaboratori per decidere se implementare un processo simile all’interno della propria organizzazione.

Di seguito alcuni pro e contro della sua adozione all’interno dell’azienda.

Vantaggi

  1. Orari flessibili
    Si può decidere quando lavorare e quando fare una piccola pausa. Si ha inoltre la possibilità di avere a che fare con ritmi più distesi, che rispecchiano maggiormente il proprio modo di essere.
  2. Stare vicino alla propria famiglia
    Si ha la possibilità, soprattutto per i genitori, di vivere una maggiore quotidianità con la propria famiglia, dedicando più attenzioni ai propri figli.
  3. Risparmiare
    Si evita il consumo di carburante, ed è possibile pranzare presso il proprio domicilio, risparmiando, così, diverso denaro.
  4. Maggior benessere
    Lavorando da casa è più semplice gestire fattori esterni come: lo stress, il traffico per strada, i colleghi fastidiosi e le molte regole da rispettare. Si avrà dunque, nel complesso, un maggior benessere psico-fisico nel complesso.

Svantaggi

  1. Solitudine
    In certi casi si trascorre l’intera settimana tra le mura domestiche, soffrendo particolarmente la lontananza fisica dai propri colleghi/capi.
  2. Più distrazioni
    A casa è più facile distrarsi, perché manca una figura di controllo. In tale situazione si è inclini a trascorrere tempo svolgendo attività non inerenti alle proprie mansioni lavorative.
  3. Lavorare di più
    Si tende a lavorare di più perché la mancanza di orari non mette limiti. L’ambiente lavorativo coincide con quello casalingo, dunque è come se si vivesse sempre in ufficio.

I benefici dello Smart Working per le imprese

Questa nuova modalità lavorativa presuppone, come detto in precedenza, un forte cambiamento organizzativo e culturale, in grado di reinventare il modello di organizzazione tradizionale.

Restituire alle persone maggiore flessibilità e autonomia significa creare aziende più flessibili e responsabilizzate. Allo stesso tempo, si pone l’accento su un processo di innovazione continuativo, in cui i risultati ottenuti dai dipendenti sono al centro dal modello di business.

L’introduzione dello smart working in azienda può portare ad un incremento di produttività per i dipendenti di circa il 15%, secondo le recenti ricerche del Politecnico di Milano.

Consideriamo che, i lavoratori che potrebbero fare Smart Working, sono circa 5 milioni (circa il 22% degli occupati), e che attualmente gli smart worker sono circa 500 mila.

Ipotizzando che la pervasività dello smart working arrivi a circa il 70% dei lavoratori potenziali, l’incremento della produttività del lavoro in Italia si può stimare intorno ai 13,7 miliardi di euro.

Queste stime aiutano a comprendere le enormi potenzialità del lavoro agile, e di come possa rappresentare la chiave di volta per l’economia del paese.

Smart Working & Digital Transformation

A fronte degli investimenti sostenuti dal datore di lavoro per garantire ai propri dipendenti una corretta attrezzatura, anche presso il proprio domicilio, ogni azienda potrà contare su di un risparmio significativo.

I costi legati all’utilizzo degli spazi in ufficio vengono infatti annullati. Lo smart working, inoltre, comporta una razionalizzazione delle risorse, volte al perseguimento degli obiettivi aziendali.

La filosofia manageriale del lavoro agile riguarda anche gli ambienti d’ufficio. Lo smart office è infatti uno spazio sano, nel quale collaborazione, condivisione e innovazione hanno un’importanza cruciale.

Migliorare il welfare dei dipendenti significa migliorare il rendimento aziendale, attraverso spazi innovativi pensati per il loro benessere.

C’è un ulteriore vantaggio per le aziende che decidono di adottare il lavoro agile all’interno delle proprie strutture: l’aumento della brand awareness.

Un’azienda che decide di attuare lo smart working si distingue sul mercato e risulta essere più attrattiva.

Ne deriva un’estrema facilità nell’attirare nuovi talenti, in cerca di maggiore autonomia e flessibilità, anche a costo di ridursi lo stipendio.

Per tutti questi motivi, lo smart working risulta essere un alleato prezioso per qualsiasi azienda che si dimostra in cerca di nuove opportunità per innovare il proprio modello organizzativo.

Smart working e business: come mantenere inalterata la propria operatività

Come abbiamo già detto, la digital transformation si è dimostrata il punto chiave nella corretta applicazione di soluzioni di smart working all’interno delle aziende.

Esistono infatti diversi strumenti in grado di preservare l’operatività aziendale in tempi di crisi, come quello che l’Italia ha affrontato, che permettono di condividere documenti, comunicare in modo efficace o tenere traccia dei progressi sui diversi progetti.

È fondamentale per qualsiasi azienda affidarsi, però, a dei professionisti, in grado di implementare nel migliore dei modi tali strumentazioni all’interno dei vari business, mantenendo un’alta produttività anche da remoto.

Cisco, colosso delle infrastrutture di rete, è sicuramente uno dei player adatti ad accompagnare le aziende in questa trasformazione.

Alcuni dei suoi tool sono davvero innovativi, primo tra tutti la piattaforma di collaboration Cisco Webex, che permette la comunicazione tra team in modo semplice, oltre alla possibilità di creare meeting virtuali per mantenersi aggiornati sugli sviluppi dei diversi progetti.

Dotare gli spazi fisici di un’estensione digitale è fondamentale affinché i dipendenti possano lavorare attivamente, anche se non sono presenti in ufficio, e Cisco fa in modo che questo sia possibile.

Uno dei suoi portali interattivi, Cisco Project Workplace, presenta appunto scenari ed esempi concreti già realizzati, che possono aiutare a comprendere cosa significhi lavorare all’interno di un mondo lavorativo costruito per lo smart working.

Cisco Smart Working

La stessa Cisco ammette che il primo passo da compiere sia proprio nella gestione delle risorse umane: la comunicazione interna per favorire l’adozione delle nuove tecnologie deve essere supportata da guide e manuali d’uso per garantire le migliori pratiche di utilizzo.

Allo stesso tempo, bisogna fare attenzione alle minacce cibernetiche che tale metodologia lavorativa si porta dietro.

Per contrastare tale fenomeno Cisco possiede tecnologie in grado di minimizzare i rischi.

Proprio durante l’epidemia che ha colpito la nazione nei primi mesi del 2020, il colosso americano ha offerto a tutte le aziende le licenze gratuite su 3 linee di tecnologie di cybersecurity: Cisco Umbrella, Cisco AnyConnect e Cisco Duo Security.

Cisco Umbrella è una soluzione basata sul cloud che mette al riparo da siti internet potenzialmente dannosi. É caratterizzata da un alto grado di predittività operando a livello DNS.

Questa soluzione di cybersecurity per lo smart working è in grado di:

  • Innalzare il livello di difesa delle infrastrutture che gestiscono i dati, bloccando i tentativi di infiltrazione nella rete;
  • Essere uno strumento efficace in campo GDPR;
  • Supportare la gestione di incidenti in caso di Data Breach.

Cisco Duo Security, invece, riduce il rischio di una violazione dei dati in modo proattivo.

smart working & cybersecurity

La soluzione verifica l’identità degli utenti grazie all’autenticazione a due fattori, e applica policy adattive per proteggere l’accesso a ogni applicazione.

Per concludere, Cisco AnyConnect è una soluzione che semplifica l’accesso sicuro agli endpoint e fornisce la sicurezza necessaria per mantenere l’organizzazione sempre protetta.

Qualsiasi utente avrà, in questo modo, un accesso altamente sicuro alla rete aziendale, da qualsiasi dispositivo.

Maticmind e lo Smart Working

Maticmind è consapevole che lo Smart Working è una nuova filosofia manageriale fondata sul restituire alle persone flessibilità e autonomia nella scelta di spazi, orari e strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

Per raggiungere lo scopo è necessario dotarsi appunto di dispositivi e servizi che supportino i processi aziendali e le esigenze delle persone, come nuovi strumenti di comunicazione e collaborazione condivisi.

Allo stesso tempo il lavoro deve essere basato sull’attività, ovvero attraverso l’utilizzo delle moderne tecnologie si vengono a creare spazi lavorativi in grado di semplificare i processi di check-in e check-out.

Come detto precedentemente, il processo innovativo dello smart working non è possibile senza policy aziendali, che consentono flessibilità di luogo e orari di lavoro.

I manager devono essere affiancati nello sviluppo di stili e comportamenti basati su Sense of Community, Empowerment, Flexibility, Virtuality, con lo scopo di esaltare le risorse umane e attrarre nuovi talenti.

Lo Smart Working è un punto di incontro che permette di facilitare il raggiungimento degli obiettivi aziendali, assecondando i bisogni dei lavoratori.

OBIETTIVI AZIENDALI

Focus sui risultati

L’obiettivo è focalizzare l’intera organizzazione sui risultati, rivedendo strutture, policy e servizi.

Valorizzazione delle persone

I lavoratori vengono responsabilizzati, e viene resa possibile la completa espressione dei talenti.

Ottimizzare l’uso degli asset

Spesso molti asset aziendali vengono utilizzati solo saltuariamente. È possibile organizzarne l’assegnazione per diminuire i costi.

BISOGNI DEI LAVORATORI

Il manager diventa leader

La collaborazione manager – lavoratori diventa molto più forte, creando sinergie che migliorano la soddisfazione generale.

Espressione dei talenti

Il lavoratore ha la possibilità di esprimere i propri talenti con policy aziendali più flessibili.

Il lavoro diventa un’esperienza

Il lavoro viene percepito come un susseguirsi di nuove sfide da vincere, non come il puro adempimento ad un dovere.

GLI STRUMENTI NECESSARI PER LO SMART WORKING

Unified Communication

È possibile implementare tecnologie a supporto della comunicazione tra i colleghi in un contesto di lavoro distribuito, senza i vincoli delle infrastrutture e della fonia aziendali.

Smartworking app

Ogni lavoratore verrà munito di uno strumento per organizzare i propri spazi ed i propri tempi di lavoro, così da poter informare costantemente manager e colleghi sulle attività in corso.

Booking tool

È indispensabile prevedere un sistema di gestione delle risorse aziendali, per ottimizzarne il numero necessario in azienda e diminuire così i costi. Sia per i dispositivi, sia per gli spazi aziendali.

Advisory & Coaching

La formazione ed il coaching dei lavoratori sono necessari per creare consapevolezza e trasferire il know-how necessario per questa innovativa filosofia di lavoro.

Building automation

Anche l’ambiente aziendale va adattato ed integrato con sistemi di automazione per l’utilizzo degli spazi di lavoro.

Dashboard

La distribuzione dei lavoratori su diverse postazioni, anche remote, rende necessario raccogliere i dati provenienti dai diversi sistemi per costruire indicatori di performance (KPI) e permettere un controllo preciso delle risorse umane e delle loro performance.

Lo Smart Working in pratica

La filosofia dello Smart Working coinvolge diversi componenti e ruoli aziendali, creando collaborazioni, condivisione e sinergie tra gli stessi. Scendendo nel pratico, questa innovativa modalità di lavoro coinvolge non solo lavoratori e manager, ma anche gli HR, gli RSPP e chi si occupa del Real Estate, oltre, ovviamente, al dipartimento ICT.

I grafici sottostanti illustrano le strategie e le pratiche proprie di ognuna di questa categorie: la soddisfazione e l’implementazione di queste modalità renderà le attività lavorative più produttive e creerà benessere tra i lavoratori, con ovvie e positive conseguenze per l’azienda.

IL LAVORATORE

Gli strumenti del lavoratore: app mobile e strumenti UCC per interagire con spazi, manager e colleghi.

Lo smart working per il lavoratore

IL MANAGER

Gli strumenti del manager: dashboard/app e strumenti UCC per conoscere ed interagire con il proprio team.

Obiettivi: conoscere, pianificare ed interagire con il proprio team.

Lo Smart Working per il manager

LE RISORSE UMANE

Gli strumenti dell’HR: dashboard per monitorare l’insieme dei team e guidare il percorso di evoluzione del progetto.

Obiettivi: monitoraggio delle policy, dell’utilizzo degli spazi di lavoro e delle performance dei team.

Lo Smart Working per l'HR

REAL ESTATE & RSPP

Gli strumenti dei RE e RSPP: IoT per il monitoraggio degli edifici e una dashboard che fornisce un quadro complessivo delle risorse disponibili. Una dashboard è necessaria anche per gli RSPP per conoscere i luoghi di lavoro e ottemperare alle richieste normative (INAIL, etc..).

Obiettivi: monitoraggio degli edifici, quadro complessivo delle risorse disponibili, adempimenti INAIL.

Smart working real estate

DIPARTIMENTO ICT

Gli strumenti del dipartimento ICT: dashboard per conoscere il feedback delle persone, strumenti di gestione dei dati, strumenti di controllo remoto e collaborazione.

Obiettivi: feedback delle persone, strumenti di gestione dei dati, strumenti di controllo remoto e collaborazione.

Dipartimento ICT Smart Working

LE SINERGIE TRA QUESTE 5 ENTITÀ

Sinergie smart working

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