Complice l’emergenza sanitaria che stiamo vivendo, lo smart working in Italia sta vivendo un periodo di grande splendore.

La flessibilità di spazi e orari in questo periodo si addice più che mai: i dipendenti sono infatti rinchiusi tra le proprie mura domestiche, e le aziende devono fare i conti con un team di lavoro fisicamente distante, se vogliono mantenere inalterata la propria operatività.

Ecco dunque che si fanno largo soluzioni di smart working volte a migliorare l’efficienza delle operazioni, in grado di facilitare gli incontri virtuali e massimizzare la produttività anche da remoto.

L’Italia dunque non si è fermata, e il modo di lavorare che molte aziende devono adottare in situazioni di emergenza si è trasformato ben presto in nuove opportunità di organizzazione aziendale.

Lo smart working è regolato dalla Legge n. 81° del 22 Maggio 2017, che lo definisce come “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro e caratterizzata dall’assenza di vincoli orari o spaziali e da un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi”.

La legge sul lavoro agile, dal titolo “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato“, prevede l’utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento delle mansioni lavorative tra le proprie mura domestiche o ovunque esso sia praticabile, volte a conciliare vita e lavoro, favorendo al contempo la produttività del lavoratore.

Ai lavoratori in smart working viene tuttavia garantita la parità di trattamento rispetto ai colleghi che svolgono le mansioni con modalità ordinarie, ed è prevista, dunque, la loro tutela in caso di infortuni e malattie professionali.

L’attività viene regolata tramite un accordo tra il datore di lavoro e il dipendente, che riguarda la tipologia di lavoro agile e la sua durata.

Solo le aziende che sottoscrivono un numero elevato di accordi individuali possono effettuare la comunicazione in forma massiva.

I vantaggi per l’ente pubblico sono stati l’aumento della produttività e maggiore qualità dei servizi erogati. Al contempo si è potuta registrare una netta diminuzione dei costi di gestione delle postazioni lavorative individuali.

Dal 2018, inoltre, la PA ha potuto assistere alla sua completa digitalizzazione.

Il progetto si è articolato in 3 fasi: quella di lancio, per diffondere la consapevolezza del cambiamento e delle sue opportunità; quella di sperimentazione, identificando i gruppi pilota su cui testare gli strumenti collaborativi; e quella di estensione, valutando i risultati raggiunti e identificando nuovi casi di applicazione.

Eni ha aperto la possibilità di lavorare in smart working ai suoi 20.000 dipendenti.

Il progetto pilota dell’azienda ha visto coinvolti i dipendenti con figli a carico, per capire quali benefici il lavoro agile potesse portare nel medio periodo.

Successivamente, si è valutato l’andamento di questa prima fase attraverso un sondaggio sottoposto agli interessati, che ha rivelato un’esperienza positiva e diversi benefici ad essa associati.

Secondo i dipendenti, lo smart working ha favorito l’autonomia, la fiducia e la responsabilizzazione. Per l’80% di essi è stata migliorata la conciliazione tra sfera privata e lavorativa, e per il 60% vi è maggiore concentrazione.

Alla luce di questi risultati, il gruppo ha deciso, insieme ai sindacati, di avviare una fase due, confermando lo smart working Eni sulla genitorialità, e reinventando in questo modo il modello organizzativo aziendale.

Come abbiamo già detto, la digital transformation si è dimostrata il punto chiave nella corretta applicazione di soluzioni di smart working all’interno delle aziende.

Esistono infatti diversi strumenti in grado di preservare l’operatività aziendale in tempi di crisi, come quello che l’Italia ha affrontato, che permettono di condividere documenti, comunicare in modo efficace o tenere traccia dei progressi sui diversi progetti.

È fondamentale per qualsiasi azienda affidarsi, però, a dei professionisti, in grado di implementare nel migliore dei modi tali strumentazioni all’interno dei vari business, mantenendo un’alta produttività anche da remoto.

Cisco, colosso delle infrastrutture di rete, è sicuramente uno dei player adatti ad accompagnare le aziende in questa trasformazione.

Alcuni dei suoi tool sono davvero innovativi, primo tra tutti la piattaforma di collaboration Cisco Webex, che permette la comunicazione tra team in modo semplice, oltre alla possibilità di creare meeting virtuali per mantenersi aggiornati sugli sviluppi dei diversi progetti.

Dotare gli spazi fisici di un’estensione digitale è fondamentale affinché i dipendenti possano lavorare attivamente, anche se non sono presenti in ufficio, e Cisco fa in modo che questo sia possibile.

Uno dei suoi portali interattivi, Cisco Project Workplace, presenta appunto scenari ed esempi concreti già realizzati, che possono aiutare a comprendere cosa significhi lavorare all’interno di un mondo lavorativo costruito per lo smart working.

Maticmind è consapevole che lo Smart Working è una nuova filosofia manageriale fondata sul restituire alle persone flessibilità e autonomia nella scelta di spazi, orari e strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

Per raggiungere lo scopo è necessario dotarsi appunto di dispositivi e servizi che supportino i processi aziendali e le esigenze delle persone, come nuovi strumenti di comunicazione e collaborazione condivisi.

Allo stesso tempo il lavoro deve essere basato sull’attività, ovvero attraverso l’utilizzo delle moderne tecnologie si vengono a creare spazi lavorativi in grado di semplificare i processi di check-in e check-out.

Come detto precedentemente, il processo innovativo dello smart working non è possibile senza policy aziendali, che consentono flessibilità di luogo e orari di lavoro.

I manager devono essere affiancati nello sviluppo di stili e comportamenti basati su Sense of Community, Empowerment, Flexibility, Virtuality, con lo scopo di esaltare le risorse umane e attrarre nuovi talenti.

Lo Smart Working è un punto di incontro che permette di facilitare il raggiungimento degli obiettivi aziendali, assecondando i bisogni dei lavoratori.

La filosofia dello Smart Working coinvolge diversi componenti e ruoli aziendali, creando collaborazioni, condivisione e sinergie tra gli stessi. Scendendo nel pratico, questa innovativa modalità di lavoro coinvolge non solo lavoratori e manager, ma anche gli HR, gli RSPP e chi si occupa del Real Estate, oltre, ovviamente, al dipartimento ICT.

I grafici sottostanti illustrano le strategie e le pratiche proprie di ognuna di questa categorie: la soddisfazione e l’implementazione di queste modalità renderà le attività lavorative più produttive e creerà benessere tra i lavoratori, con ovvie e positive conseguenze per l’azienda.